Forschungszulage Dokumentation — Was Sie aufbewahren müssen

Die Forschungszulage erfordert keine aufwändige Projektdokumentation vorab — aber das Finanzamt kann bis zu 6 Jahre nach Antragstellung prüfen. Wer dann keine Stundennachweise, Lohnunterlagen und Projektdokumentation hat, riskiert Rückforderungen. Hier die Praxisanleitung.

Was Sie dokumentieren müssen

1. Stundennachweise: Für jeden FuE-Mitarbeiter: Gesamtarbeitsstunden und davon FuE-Stunden pro Monat. Das BMF stellt ein Muster-Stundenzettel bereit (nicht verpflichtend, aber empfohlen). Jira-Auswertungen, Git-Logs oder Zeiterfassungstools sind gleichwertig.

2. Lohnsteuerbescheinigungen: Für die Berechnung des Steuerbrutto (Zeile 3). Pro Mitarbeiter, pro Jahr.

3. AG-SV-Nachweise: Sozialversicherungsmeldungen für die Berechnung des Arbeitgeberanteils.

4. Projektdokumentation: Beschreibung des Vorhabens, Arbeitsplan, Ergebnisse. Muss konsistent sein mit dem BSFZ-Antrag.

5. Auftragsforschungs-Verträge: Falls Auftragsforschung angesetzt wird: Verträge und Rechnungen.

GoBD-Anforderungen

Die Stundennachweise unterliegen den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD). Das bedeutet: zeitnah, vollständig, nachvollziehbar, unveränderbar. Excel-Tabellen, die erst nachträglich erstellt werden, sind problematisch. Jira, Clockify, Harvest oder ähnliche Tools mit automatischem Zeitstempel sind besser.

Keine Zeiterfassung für 2022-2024? Kein Ausschlussgrund. Sie können FuE-Anteile nachträglich schätzen — auf Basis von Projektplänen, Sprint-Dokumentationen, Git-Commits. Je plausibler die Rekonstruktion, desto besser. Rückwirkend-Anleitung →

Häufige Fragen

Muss ich den BMF-Muster-Stundenzettel verwenden?

Nein — das Muster ist eine Empfehlung, keine Pflicht. Jede Form der Zeiterfassung ist akzeptabel, solange sie die GoBD-Anforderungen erfüllt und die FuE-Stunden nachvollziehbar vom Rest abgrenzt.

Wie lange muss ich die Unterlagen aufbewahren?

Mindestens 6 Jahre nach Antragstellung beim Finanzamt (reguläre Aufbewahrungsfrist). Im Zweifel: 10 Jahre, um auch bei späten Betriebsprüfungen gewappnet zu sein.

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